Projectmatige aanpak bij het actualiseren en borgen van het verwerkingsregister binnen de Wet DBA
oktober 4, 2024
Het bijhouden van een register van verwerkingen is een wettelijke verplichting onder de AVG. Maar hoe weet je zeker dat je register altijd up-to-date is? Veel organisaties gebruiken Excel voor hun register, maar dat brengt een groot nadeel met zich mee: je ziet alleen wanneer het hele bestand is gewijzigd, niet welke specifieke verwerking is aangepast of door wie. Hierdoor mis je cruciale inzichten en loop je het risico dat je register niet actueel is.
Het probleem met Excel
In Excel kun je vaak alleen zien dat er een wijziging is gemaakt, maar niet wát er precies is veranderd, wanneer dat is gebeurd of wie de wijziging heeft doorgevoerd. Dit maakt het bijna onmogelijk om inzichtelijk te houden of je register nog voldoet aan de eisen van volledigheid en actualiteit. Dit gebrek aan transparantie kan risico's opleveren, zeker bij audits of incidenten.
Publiosa: inzicht en logging in één tool
Publiosa maakt het verschil door een vorm van logging te integreren in het beheer van het register van verwerkingen. De tool houdt automatisch bij wie, wat, en wanneer heeft gewijzigd. Dankzij deze logging-functionaliteit heb je volledige controle over de wijzigingen in je register en kun je altijd aantonen dat je verwerkingen up-to-date zijn.
Daarnaast kun je met Publiosa een status aan elke verwerking toevoegen, zoals "in behandeling", "controle nodig" of "afgerond". Dit geeft je direct inzicht in de actualiteit van elke verwerking en helpt je prioriteiten stellen. Logging en statusupdates samen bieden niet alleen overzicht, maar ook de zekerheid dat je voldoet aan de AVG-eisen.
De voordelen op een rij
- Transparantie: Je ziet precies wie, wat, en wanneer heeft aangepast.
- Logging: Alle wijzigingen worden automatisch bijgehouden, zodat je een volledig auditspoor hebt.
- Actualiteit: De status van elke verwerking maakt meteen duidelijk of het register up-to-date is.
- Compliance: Je voldoet eenvoudig aan de AVG-eisen doordat je wijzigingen en de historie kunt aantonen.
Met Publiosa heb je niet alleen een tool, maar ook een betrouwbaar systeem dat je helpt om grip te houden op je register van verwerkingen. Geen verrassingen meer, maar volledig inzicht en controle.
Wil je weten hoe Publiosa jouw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op voor een demo!
