Werkplezier en professionaliteit: het verwerkingsregister is meer dan een AVG-compliance vinkje
september 11, 2025
De sleutel tot succes: een verwerkingsregister-tool die écht gebruikt wordt
januari 21, 2026
Een tool voor het verwerkingsregister kan nog zo mooi zijn—als hij niet gebruikt wordt, borg je niets. En dat “duurzaam borgen” is uiteindelijk waar het om draait: het verwerkingsregister actueel houden, niet alleen eenmalig vullen. Dus misschien is de vraag inderdaad anders dan vaak gesteld wordt. Niet: “Waar moet een tool aan voldoen?” Maar: “Hoe zorg je dat een tool om het verwerkingsregister te beheren ook echt gebruikt wordt?” Het antwoord laat zich samenvatten in één woord: gebruiksgemak. Klinkt als een open deur. Is het ook. Maar in de praktijk gaat het daar verrassend vaak mis.
Waarom gebruiksgemak zo vaak sneuvelt
Bij tooling zie je een herkenbaar patroon. Er is een basisfunctionaliteit, en dan begint het:
- “En dit moet er nog bij…”
- “O ja, en dat ook…”
- “Kunnen we ook meteen …?”
Voor je het weet is er een tool met zóveel features dat het totaal niet meer lekker werkt. Alles kan net niet. Het voelt complex. Het kost te veel tijd. En dan gebeurt het onvermijdelijke: alleen een klein clubje “specialisten” gebruikt het nog. De rest haakt af.
En eerlijk is eerlijk: wij als Publiosa hebben die fout ook wel eens gemaakt.
We gingen te veel denken vanuit de tool, in plaats van vanuit wat de klant écht nodig heeft.
Wat klanten willen is meestal helemaal niet ingewikkeld:
- dat de tool doet wat hij belooft
- en dat je hem makkelijk kunt gebruiken, zonder trainingstrajecten of handleidingen van 40 pagina’s
Intuïtief, voor iedereen in de organisatie
Een verwerkingsregister is geen AVG-speeltje voor “de FG en de Privacy Officers”. Als je wilt borgen dat het register actueel blijft, moet je kunnen werken met input uit de organisatie.
Dat lukt alleen als de tool:
- intuïtief is
- begrijpelijk is in gewone taal (niet alleen privacy-jargon)
- bruikbaar is in alle lagen van de organisatie
- en aanvoelt als “dit kan ik gewoon even doen”, in plaats van “dit is gedoe”
Als het invullen en bijhouden voelt als een drempel, dan wordt het een project. En projecten sterven zodra de aandacht verslapt.
Minstens zo belangrijk: flexibiliteit
Gebruiksgemak is de basis. Maar er is nog een tweede succesfactor die we in het veld voortdurend terughoren: flexibiliteit.
Te vaak horen wij het verhaal van:
“We kochten een mooie tool… maar in de praktijk is hij te rigide.”
Denk aan:
- formulieren die niet (of pas na maanden) aangepast kunnen worden
- processen die “nu eenmaal zo moeten” omdat de tool dat dicteert
- wensen die niet worden opgepakt, waardoor de organisatie zich moet aanpassen aan de tooling
En dat is precies waar het fout gaat. Want als de tool de werkwijze forceert te veranderen, ontstaat weerstand. Mensen gaan omwegen zoeken. Of stoppen gewoon met het gebruik.
Onze overtuiging is: je moet inhaken op de bestaande werkwijze. Niet andersom.
Daarom hebben wij in Publiosa gebouwd aan iets wat veel organisaties missen: een verwerkingsregister-tool die toegespitst kan worden op hoe de organisatie werkt, zonder dat je vastloopt op “zo is het systeem nu eenmaal ingericht”.
Focus: het verwerkingsregister gewoon goed doen
Natuurlijk blijven wij features ontwikkelen. Maar met een duidelijke doel:
- draagt het bij aan wat klanten daadwerkelijk nodig hebben?
- blijft het daarna makkelijk en flexibel in het gebruik?
Het klinkt eenvoudig, maar we zien en horen het tegenovergestelde nog elke week.
En dat is ook niet zo gek. Veel tools worden ontwikkeld vanuit de bouwer: breed toepasbaar, schaalbaar, “one size fits many”. Begrijpelijk.
Wij hebben onze ontwikkeling juist afgestemd op flexibiliteit en toepasbaarheid. Ja, dat kost meer werk. Maar het resultaat is dat organisaties er daadwerkelijk mee kunnen blijven werken.
Uiteindelijk is dit het echte borgingsmechanisme
De harde waarheid is: borgen doe je niet met beleid alleen. En ook niet met alleen een tool.
Borgen lukt pas als het register:
- regelmatig wordt bijgewerkt
- door de mensen die het werk doen (of die het werk organiseren)
- op een manier die weinig moeite kost
- in een systeem dat meebeweegt met de organisatie
En daar komt nog iets bij: je moet het mensen op het juiste moment makkelijk maken om het juiste te doen. Daarom ontwikkelen wij in Publiosa ook slimme manieren om borging (deels) te automatiseren. Denk aan notificaties en herinneringen richting proceseigenaren/verantwoordelijken om verwerkingen periodiek te controleren en te actualiseren.
Niet omdat iedereen “het vergeet”, maar omdat de praktijk simpelweg druk is. En als je afhankelijk bent van handmatige discipline alleen, dan zakt het na verloop van tijd weg. Met dit soort slimme prikkels blijft het verwerkingsregister leven, zonder dat het een doorlopend project wordt.
Want dáár zit de sleutel tot succes:
Een verwerkingsregister-tool borgt pas blijvend, als hij zo gebruiksvriendelijk én slim ondersteunend is dat mensen hem vanzelf blijven gebruiken.
