Het verwerkingsregister als fundament voor AVG-governance bij de overheid. Samenwerking met de VNG.
januari 21, 2026
De VNG deelt al jarenlang actief kennis met haar leden, juist over onderwerpen waarbij je als gemeente niet telkens opnieuw het wiel zou moeten uitvinden. Een goed voorbeeld is het verwerkingsregister, dat verplicht is op basis van artikel 30 AVG. De laatste versie van de handreiking en het destijds vooringevulde verwerkingsregister stamde uit 2019. Waardevol, maar inmiddels was het toe aan vernieuwing. Daarom deed de VNG in 2025 een oproep om deel te nemen aan de werkgroep ‘verwerkingsregister’.
Waarom deden wij mee aan de VNG werkgroep ‘verwerkingsregister?
Met onze ervaring, en omdat we in de praktijk veel verschillende registers zien, hebben we ons aangemeld. In eerste instantie sloot de privacy expert uit ons team aan, maar we hebben direct aangegeven dat we óók kennis en kunde konden inbrengen vanuit Publiosa.
Wat daarna volgde, was eigenlijk precies waar we zelf zo in geloven: samenwerken, kennis bundelen, en elkaar helpen om sneller verder te komen.
Een stevige basis neerzetten (en dat was nog best een klus)
De opdracht was niet eenvoudig: vóór het einde van 2025 een ‘basis’ verwerkingsregister opleveren dat andere gemeenten kunnen gebruiken, minimaal als referentie, maar idealiter als startpunt.
De eerste en misschien wel belangrijkste stap was het eens worden over het sjabloon: welke informatie moet een register bevatten? Omdat wij meer dan 75 verschillende verwerkingsregisters hebben gezien (als het niet meer is), konden we daar patronen en best practices uit destilleren. Niet alleen wat de AVG verplicht stelt, maar ook wat helpt om de interne efficiëntie te vergroten.
Mooi om te zien: de werkgroep nam dit uitgangspunt over. Daarmee lag er een solide basis.
Samen actualiseren, met overzicht en structuur
Vervolgens zijn de verwerkingen verdeeld, zodat iedereen kon actualiseren binnen het deel waar hij of zij het meeste vanaf wist. Om het samenwerken makkelijker te maken, hebben wij onze Publiosa tool beschikbaar gesteld, zodat iedereen op één plek kon werken.
Dat werkte prettig: door gebruikers aan verwerkingen te koppelen, was voor iedereen duidelijk wat er moest gebeuren. En met workflow en statusoverzicht kon de hele groep snel zien wat al actueel was, wat verouderd was, en wat nog een controle nodig had. De energie in de groep was hoog, iedereen droeg echt bij.
Resultaat: een vooringevuld verwerkingsregister voor gemeenten
En het is gelukt. Er is een vooringevuld verwerkingsregister opgeleverd voor gemeenten door door de VNG:
https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/vooringevuld-verwerkingsregister-gemeenten/
Let op: dit verwerkingsregister is een startpunt en zal altijd lokaal getoetst en aangevuld moet worden.
Ook hier is het geadviseerde sjabloon gebruikt, en in de praktijk is het register opgezet op een manier die naadloos aansluit bij hoe je dit in Publiosa kunt beheren en importeren. Daar zijn we trots op, vooral omdat dit laat zien wat er mogelijk is wanneer je als sector kennis bundelt.
Publiceren en AVG transparantie: wat verwachten inwoners en toezichthouder?
Wat we in de praktijk vaak merken: veel gemeenten hebben al een verwerkingsregister. Ze hoeven dus niet bij nul te beginnen, maar juist te actualiseren en te verbeteren. Dan is het extra waardevol om registers van andere gemeenten te kunnen inzien, vergelijken en daarvan te leren.
Precies om die reden hebben we ook gebouwd aan registervanverwerkingen.nl. een initiatief dat inmiddels is genomineerd voor de Nederlandse Privacy Awards, waarmee wij verwerkingsregisters gebruiksvriendelijk en toegankelijk publiceren. Iets wat sterl aansluit bij het standpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens, die publicatie van verwerkingsregisters nadrukkelijk aanbeveelt.
Kunnen wij je helpen?
Heb jij als gemeente behoefte aan hulp, advies, een dubbele check, of gewoon even sparren over hoe je het verwerkingsregister naar een hoger niveau tilt (en daarmee je privacyvolwassenheid vergroot)?
Neem gerust contact met ons op. We helpen graag.
