DPIA laten uitvoeren: waar moet je op letten en hoe pak je het slim aan?

Waarom een DPIA laten uitvoeren?

Een DPIA is verplicht wanneer een verwerking van persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Denk aan grootschalige verwerkingen, gevoelige data of intensieve monitoring.

Veel organisaties lopen tegen dezelfde uitdagingen aan:

• Gebrek aan tijd of capaciteit
• Onvoldoende specialistische privacykennis
• Onzekerheid over wanneer een DPIA precies nodig is
• Moeite om van analyse naar concrete maatregelen te komen

In zulke gevallen is ondersteuning bij het uitvoeren van een DPIA geen luxe, maar een slimme keuze.

Zelf doen of een DPIA laten uitvoeren?

In de basis kun je een DPIA zelf uitvoeren. Maar de praktijk is weerbarstig.

Een goede DPIA vraagt namelijk om:

• Inzicht in privacywetgeving (AVG)
• Begrip van informatiebeveiliging
• Kennis van risicomanagement
• Sterke interview- en analysevaardigheden

Daarnaast speelt onafhankelijkheid een rol. Een externe partij kijkt vaak objectiever naar processen en ziet risico’s die intern over het hoofd worden gezien.

Een DPIA laten uitvoeren – of laten begeleiden – zorgt er daarom vaak voor dat de kwaliteit hoger ligt én het proces sneller verloopt.

Waar gaat het laten uitvoeren van een DPIA vaak mis?

Bij het laten uitvoeren van DPIA’s zien we een aantal terugkerende valkuilen:

1. Te theoretisch
De DPIA wordt een juridisch document zonder praktische toepasbaarheid.

2. Te uitgebreid
Er ontstaan rapporten van tientallen pagina’s waar niemand doorheen komt.

3. Geen opvolging
Maatregelen worden wel benoemd, maar niet daadwerkelijk doorgevoerd.

4. Gebrek aan betrokkenheid
De organisatie wordt onvoldoende meegenomen, waardoor draagvlak ontbreekt.

Het gevolg: een DPIA die op papier klopt, maar in de praktijk weinig oplevert.

Hoe ziet goede DPIA-ondersteuning eruit?

Goede ondersteuning bij het uitvoeren van een DPIA kenmerkt zich door balans: juridisch correct én praktisch bruikbaar.

Let hierbij op de volgende punten:

• Praktische aanpak
  De focus ligt op risico’s en concrete maatregelen, niet op lange teksten.
• Betrokkenheid van de organisatie
  Kennishouders worden actief betrokken via interviews en feedbackmomenten.
• Snelheid en structuur
  Een duidelijk proces met een korte doorlooptijd (bijvoorbeeld enkele weken).
• Kwaliteitsborging
  Review door een ervaren privacy professional.
• Focus op implementatie
  Maatregelen worden zo geformuleerd dat ze direct uitvoerbaar zijn.