Projectaanpak: verwerkingsregister opzetten en volledig krijgen
Ondersteuning door de inhuur van 'extra capaciteit', zodat u kunt focussen op andere zaken.
Steeds vaker horen wij dat de organisatie om het register van verwerkingen volledig en up-to-date te krijgen lastig is. Er is weinig capaciteit en er moeten veel adhoc privacy gerelateerde zaken aangepakt worden.
Het hebben van een volledig en up-to-date Register van verwerkingen én Wpg register is een wettelijke verplichting. Kortom, er is dus overduidelijk behoefte om dit te organiseren met extra ‘handjes’, zodat de Privacy Officer tijd vrij heeft voor andere hoog prio zaken. Gelukkig merken wij dat steeds meer organisaties hier geld voor vrijmaken om dit aan te pakken. Echter, de uitdaging blijft om hier de juiste ‘handjes’ voor vrij te maken.
Daarom hebben wij een netwerk van privacy professionals opgezet, allemaal Publiosa experts, die dit projectmatig voor u uit handen kunnen nemen. Stuk voor stuk ervaring met het in kaart brengen van processen en het updaten van het Register van verwerkingen. >Wij hebben die projectaanpak zo weten te perfectioneren dat het zowel in de kosten als in de uitvoering efficiënt is.
Benieuwd naar onze projectaanpak of direct 'extra capaciteit' inzetten?
Of lees meer over de aanpak hieronder
1. De juiste start
Wij stellen een planningsdocument op. Zo zorgen wij ervoor dat de scope, de doelstellingen, de deliverables, de tijdslijnen en verantwoordelijkheden helder zijn en vastliggen.
Vervolgens worden de randvoorwaarden geïdentificeerd en vastgelegd om een duidelijk kader te creëren voor het project, inclusief budget, middelen en technologische vereisten.
Om dit te bekrachtigen organiseren wij een startbijeenkomst waar wij alle relevante stakeholders samenbrengen om het projectplan te presenteren, de verwachtingen te bespreken en de betrokkenheid van alle partijen te waarborgen.
2. Inrichten van Publiosa
Het onboardingsproces voor de Publiosa-software wordt geïnitieerd, waarbij uitgelegd wordt hoe de tool werkt, hoe de benodigde gebruikersaccounts aangemaakt en beheerd kunnen worden en er toegang wordt verleend aan relevante medewerkers.
Vervolgens zullen wij samen de instellingen, waaronder de notificatieberichten configureren, zodat daar later geen omkijken meer naar is. De notificatieflow binnen de Publiosa-software wordt geconfigureerd om effectieve communicatie en automatische meldingen mogelijk te maken gedurende het project.
3. Processen in kaart brengen
Interviews met relevante belanghebbenden worden gepland en uitgevoerd om bestaande processen te begrijpen, uitdagingen te identificeren en vereisten vast te stellen. Wij coördineren de planning en houden overzicht.
Met behulp van onze verwerking-wizard worden de geïdentificeerde processen stap voor stap gedocumenteerd en gestandaardiseerd om consistentie, kwaliteit en efficiëntie te waarborgen.
Eigenaarschap van de processen wordt toegewezen aan de juiste personen binnen de organisatie om een effectieve uitvoering van het project te waarborgen.
Per verwerking wordt ook direct de risicoclassificatie toegepast. Vervolgens adviseren wij over een risicomanagementplan om potentiële risico's te identificeren, te beoordelen en te beheersen gedurende de looptijd van het project. Naast advies kunnen wij ook de risicoanalyses voor u uitvoeren.
4. Bewustwording
Trainingssessies worden georganiseerd om teamleden op te leiden over het gebruik van de Publiosa-software, relevante processen en procedures, en algemene bewustwording over het project.
Documenten worden ontwikkeld om diepgaande kennis te delen over specifieke aspecten van het project, zoals technische implementaties, best practices en oplossingen voor veelvoorkomende uitdagingen.
Gedetailleerde werkinstructies worden opgesteld en beschikbaar gesteld binnen de organisatie om teamleden te begeleiden bij het uitvoeren van taken binnen het project, inclusief werkinstructies over het beheren en publiceren van het register van verwerkingen en de vastlegging van de rollen en verantwoordelijkheden (RACI).
