Waarom is het zo lastig om register van verwerkingen up-to-date te krijgen?
maart 20, 2024
Het bijwerken en onderhouden van het verwerkingsregister is een cruciale taak voor organisaties om te voldoen aan de vereisten van privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is echter geen eenvoudige opgave. Bij Publiosa begrijpen we de complexiteit van dit proces en bieden we een gestructureerde projectaanpak register van verwerkingen om deze up-to-date en compliant te houden. Hieronder schetsen we kort hoe we te werk gaan:
Scope en middelen bepalen: We beginnen met het bepalen van de scope van het project. Hoeveel processen moeten worden opgenomen in het register en wat hebben we al in kaart gebracht? We evalueren ook de beschikbare capaciteit binnen uw organisatie om ervoor te zorgen dat het project haalbaar is.
Projectplan opstellen: Op basis van de scope en beschikbare middelen stellen we een gedetailleerd projectplan op. Hierin definiëren we de scope, middelen, doorlooptijd en de verwachte resultaten van het project.
Steun en draagvlak verkrijgen: We zorgen voor steun en draagvlak bij zowel de directie als de afdelingsmanagers. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat het belang van het bijwerken van het register wordt erkend en dat de benodigde middelen beschikbaar worden gesteld.
Uitvoering van het project: We voeren het project uit door middel van gestructureerde interviews. Hiervoor hebben we een verwerkingsregister Wizard ontwikkeld, waarmee proceseigenaren stapsgewijs door het proces worden geleid. Deze wizard zorgt voor uniformiteit en diepgang in de informatie die wordt verzameld en biedt waardevolle input voor Data Protection Impact Assessments (DPIA’s).
Borging van kwaliteit: We borgen de kwaliteit van het register door eigenaarschap toe te kennen aan de verschillende verwerkingen. Onze tool stuurt automatisch op accountability door de proceseigenaar te laten bevestigen dat de verwerking up-to-date is.
Risicomanagement: Tot slot sturen we automatisch op risico’s door per verwerking de risicoclassificatie aan te geven en daar vervolgstappen aan te koppelen. Het dashboard in de beheeromgeving dient als input voor rapportages naar de directie toe.
Benieuwd naar hoe onze aanpak er precies uitziet en hoe wij uw organisatie kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op! Naast de projectaanpak kunnen wij ook executiekracht leveren in de vorm van inhuur, zodat uw register van verwerkingen altijd actueel en compliant blijft.
