Het belang van een goed communicatieplan bij het projectmatig actualiseren van het Register van verwerkingen
juli 6, 2024
Met de invoering van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is de manier waarop overheidsinstanties zzp'ers inhuren flink veranderd. De Wet DBA, bedoeld om schijnzelfstandigheid tegen te gaan, legt namelijk een grotere verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever om te beoordelen of iemand daadwerkelijk als zelfstandige werkt, of dat er sprake is van een verkapt dienstverband. Dit heeft geleid tot een meer projectmatige aanpak binnen veel organisaties, waaronder de overheid. In dit blog laten we zien hoe een concreet project, zoals het actualiseren en borgen van het verwerkingsregister middels governance, perfect past binnen deze projectmatige werkwijze.
De uitdaging: het verwerkingsregister up-to-date houden
Het verwerkingsregister is een essentieel onderdeel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Overheidsinstanties en bedrijven moeten nauwkeurig bijhouden hoe zij persoonsgegevens verwerken, met wie ze gegevens delen en welke beveiligingsmaatregelen zijn genomen. Dit register moet niet alleen up-to-date zijn, maar er moet ook een governance-structuur zijn die ervoor zorgt dat dit zo blijft.
Dit soort specifieke projecten, waarbij AVG-compliance centraal staat, vereisen vaak specialistische kennis en een goed gedefinieerde aanpak. Hier komt de Wet DBA om de hoek kijken.
Wet DBA: een projectmatige aanpak
De Wet DBA heeft ertoe geleid dat overheidsinstanties voorzichtig zijn geworden met het langdurig inhuren van zzp'ers voor reguliere werkzaamheden. In plaats daarvan kiezen ze vaker voor duidelijke, afgebakende projectopdrachten. Het actualiseren van een verwerkingsregister en het implementeren van governance is hier een goed voorbeeld van.
Door deze werkzaamheden als een project aan te pakken, met een begin- en eindpunt en concrete resultaten, wordt het inhuren van zelfstandigen voor dergelijke taken veiliger en beter in lijn met de Wet DBA. Laten we eens kijken hoe zo’n project eruit kan zien.
Project: actualisatie en borging van het verwerkingsregister
Stap 1: Afgebakende projectstructuur
Het project begint met het duidelijk omschrijven van de doelstellingen: het verwerkingsregister moet worden bijgewerkt en er moet een governance-raamwerk worden geïmplementeerd dat ervoor zorgt dat het register actueel blijft. Deze taak is afgebakend en heeft een duidelijke deadline, waardoor de inzet van zzp’ers voor een tijdelijke periode mogelijk is zonder dat er sprake is van een dienstverband.
Stap 2: Duidelijke deliverables
De volgende stap is het vaststellen van de deliverables. Dit project zou bijvoorbeeld de volgende resultaten kunnen opleveren:
- Een volledig bijgewerkt verwerkingsregister dat voldoet aan de AVG.
- Een governance-structuur die borgt dat het register continu actueel blijft.
- Procesdocumentatie en handleidingen voor medewerkers.
- Trainingen of workshops voor betrokken afdelingen.
Door deze resultaten van tevoren vast te leggen, is het duidelijk welke rol de zzp'ers spelen en wat er precies van hen verwacht wordt. Dit voorkomt onduidelijkheid en verkleint de kans op schijnzelfstandigheid.
Stap 3: Specialistische rollen en verantwoordelijkheden
Een project als dit vraagt om specifieke expertise, zoals:
- AVG-specialist: voor het actualiseren van het verwerkingsregister en het controleren op compliance.
- Governance-expert: voor het opzetten van een duurzaam beheerproces en governance-raamwerk.
- Projectmanager: voor de coördinatie van het project, bewaking van het budget en deadlines.
Deze professionals werken zelfstandig aan het project en zijn niet geïntegreerd in de dagelijkse processen van de organisatie. Ze vervullen elk een specialistische rol, wat perfect aansluit bij de vereisten van de Wet DBA.
Stap 4: Afgebakende tijdsperiode
Het project heeft een duidelijk begin- en eindpunt, bijvoorbeeld een looptijd van zes maanden. Na deze periode wordt het project afgerond, de deliverables opgeleverd, en wordt het interne team van de organisatie getraind om de governance structureel te borgen.
Deze afgebakende tijdsperiode past binnen de regels van de Wet DBA, omdat zzp’ers worden ingehuurd voor tijdelijke, specialistische taken en niet voor structurele werkzaamheden.
Stap 5: Geen inbedding in de organisatie
Een belangrijk kenmerk van dit soort projecten is dat de ingehuurde zelfstandigen niet worden ingebed in de reguliere organisatie. Ze nemen geen deel aan de dagelijkse werkzaamheden of reguliere vergaderingen. Ze focussen puur op het behalen van de projectdoelen, wat aansluit bij hun rol als zelfstandige opdrachtnemers.
Voordelen van een projectmatige aanpak
De projectmatige aanpak heeft verschillende voordelen, zowel voor de opdrachtgever als de zzp'er:
- Duidelijkheid voor beide partijen: Door vooraf duidelijke afspraken te maken over de deliverables, de looptijd en de rollen binnen het project, weten beide partijen precies wat ze van elkaar kunnen verwachten.
- Minimaliseren van risico’s op schijnzelfstandigheid: De Wet DBA vereist dat er geen sprake is van een dienstverband. Door zelfstandigen op projectbasis in te huren met afgebakende taken en verantwoordelijkheden, wordt dit risico geminimaliseerd.
- Efficiëntie en expertise: Het inhuren van zzp’ers voor specifieke projecten stelt organisaties in staat om snel te profiteren van specialistische kennis, zonder dat ze hiervoor vaste medewerkers hoeven in te zetten.
Conclusie
Projecten zoals de actualisatie van het verwerkingsregister en de borging van governance zijn perfect geschikt voor een projectmatige aanpak, in lijn met de Wet DBA. Door zzp’ers in te zetten voor tijdelijke, specialistische taken, worden zowel de overheidsinstantie als de zelfstandigen beschermd tegen de risico’s van schijnzelfstandigheid. Tegelijkertijd profiteert de organisatie van de expertise die nodig is om te voldoen aan de AVG en een duurzaam verwerkingsregister te realiseren.
